Στις συλλογές της Βιβλιοθήκης συγκαταλέγονται τα αγορασμένα βιβλία και περιοδικά, οι δωρεές, το υλικό της Κεντρικής και της Κινητής Βιβλιοθήκης, η ψηφιακή της συλλογή.
Ανάπτυξη Συλλογών
Οι συλλογές του υλικού της Βιβλιοθήκης (έντυπου, ηλεκτρονικού και ψηφιακού) αναπτύσσονται με στόχο να ανταποκρίνονται στις πληροφοριακές, εκπαιδευτικές και μορφωτικές ανάγκες του κοινού, λαμβάνοντας υπόψη τις νέες εκδόσεις, τις προτάσεις των χρηστών και τις εκδόσεις που αφορούν την πόλη της Λιβαδειάς, και την ευρύτερη περιοχή της Βοιωτίας και της Στερεάς Ελλάδας. Επίσης, καταβάλλεται προσπάθεια για εμπλουτισμό της συλλογής του σπάνιου υλικού, με εντοπισμό εκδόσεων τοπικού χαρακτήρα και ολοκλήρωση των υπαρχουσών συλλογών.
Πολιτική εμπλουτισμού
Οι προσκτήσεις υλικού γίνονται με αγορές, ανταλλαγές, δωρεές και υποχρεωτική κατάθεση αντιτύπων τεκμηρίων σε έντυπη ή άλλη οπτικοακουστική και ηλεκτρονική μορφή.
Για τις αγορές ακολουθούνται οι διαδικασίες που προβλέπονται, κάθε φορά, από το νόμο που αφορά προμήθειες του Δημόσιου Τομέα, καθώς και όσα προβλέπονται από τον «Κανονισμό Λειτουργίας Δημοσίων Βιβλιοθηκών» (ΦΕΚ/Β/1173/20.8.2003). Προκειμένου για υλικό σπάνιο που συμπληρώνει τις συλλογές της Βιβλιοθήκης και εξυπηρετεί το σκοπό της, ο Διευθυντής προβαίνει στην αγορά του χωρίς προηγούμενη έγκριση του Εφορευτικού Συμβουλίου (Ν. 3149/10.6.2003 «Εθνική Βιβλιοθήκη της Ελλάδας, Δημόσιες Βιβλιοθήκες και άλλες διατάξεις», αρθρ. 6, παρ. 7). Ανταλλαγές δύναται να πραγματοποιεί η Βιβλιοθήκη, είτε από πολλαπλά αντίτυπα, είτε από τις εκδόσεις της, προκειμένου να αποκτήσει εκδόσεις που δεν υπάρχουν στις συλλογές της και θεωρούνται σημαντικές. Οι ανταλλαγές πραγματοποιούνται, ύστερα από εισήγηση του Διευθυντή, με έγκριση του Εφορευτικού Συμβουλίου.
Οι αναγνώστες μπορούν να προτείνουν βιβλία ή άλλο υλικό για τον εμπλουτισμό της συλλογής, αλλά η τελική επιλογή γίνεται από το αρμόδιο τμήμα παραλαβής και παραγγελιών ανάλογα με τις δυνατότητες της Βιβλιοθήκης και με βασικό κριτήριο την εξυπηρέτηση όλων των αναγνωστών.
Η Βιβλιοθήκη συγκεντρώνει και προωθεί υλικό το οποίο απεικονίζει όλες τις εκφάνσεις του πολιτισμού, και επιλέγεται με γνώμονα τη δημοκρατία και την ελευθερία της έκφρασης χωρίς πολιτικές, θρησκευτικές, φυλετικές ή άλλες διακρίσεις προωθώντας την ισότητα της πρόσβασης στην γνώση για όλους τους ανθρώπους. Το κοινό έχει τη δυνατότητα να καταθέσει εγγράφως τις προτάσεις του, να εκφράσει τα παράπονα ή τις ενστάσεις του για το υλικό της Βιβλιοθήκης. Για όλα τα παραπάνω θα λάβει απαντήσεις αρμοδίως.
Δωρεές / Χορηγίες / Κατάθεση Εντύπων / Απόσυρση Υλικού
Η Βιβλιοθήκη δέχεται δωρεές σε είδος, χορηγίες και χρηματικά ποσά. Η αποδοχή δωρεών σημαντικών συλλογών και χρηματικών ποσών εγκρίνεται από το Εφορευτικό Συμβούλιο της Βιβλιοθήκης ύστερα από εισήγηση του Διευθυντή. Στους δωρητές παρέχεται κατά περίπτωση ευχαριστήριο ή/και αντίστοιχο παραστατικό που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για φορολογικούς σκοπούς.
Οι δωρεές σε είδος ή εντάσσονται στις συλλογές της Βιβλιοθήκης εμπλουτίζοντάς την, ή προωθούνται σε άλλους φορείς (βιβλιοθήκες, σχολεία κλπ).
Τεκμήρια που εκδίδονται στο Νομό Βοιωτίας κατατίθενται υποχρεωτικά σε δύο αντίτυπα από το συγγραφέα, τυπογράφο, λιθογράφο ή εκδότη, στους οποίους δίνεται έγγραφο αποδεικτικό κατάθεσης (Ν. 3149/10.6.2003 «Εθνική Βιβλιοθήκη της Ελλάδας, Δημόσιες Βιβλιοθήκες και άλλες διατάξεις», αρθρ. 12, παρ. 7δ και 9).
Υλικό που έχει υποστεί ανεπανόρθωτη φθορά και δεν είναι δυνατή η αποκατάστασή του αποσύρεται και αν είναι σπάνιο φυλάσσεται, αν όχι καταστρέφεται, με πρωτόκολλο καταστροφής.
Διαχείριση Συλλογών
Η Συλλογή της Βιβλιοθήκης είναι στη διάθεση του κοινού, για χρήση στο Αναγνωστήριο ή για δανεισμό από το υλικό του Δανειστικού Τμήματος.
Εξαίρεση από άμεση διάθεση αποτελούν το πληροφοριακό υλικό (εγκυκλοπαίδειες, λεξικά, βιβλιογραφίες, ΦΕΚ, δεμένα περιοδικά και εφημερίδες, οπτικοακουστικό υλικό κτλ.), και οι κλειστές συλλογές της Βιβλιοθήκης, στις οποίες πρόσβαση έχουν μόνο οι υπάλληλοί της.
Κλειστές συλλογές της Δημόσιας Κεντρικής Βιβλιοθήκης Λεβαδείας αποτελούν:
- Παλαιότυπα και σπάνια
- Χειρόγραφα
- Αρχεία όπως αυτά προβλέπονται από τον «Κανονισμό Λειτουργίας Δημοσίων Βιβλιοθηκών», (ΦΕΚ/Β/1173/20.8.2003
- Χαρακτικά
- Χάρτες
Τεκμήρια από τις κλειστές συλλογές δίνονται μόνο για χρήση στο Αναγνωστήριο, ύστερα από αιτιολογημένο αίτημα του αναγνώστη/ερευνητή στο προσωπικό της Βιβλιοθήκης.
Ειδικότερα, τα χειρόγραφα δίνονται μόνον σε ερευνητές μετά από έγγραφο αίτημα στο οποίο θα συμπληρώσουν τα στοιχεία τους και το αντικείμενο της προσωπικής τους έρευνας. Σε περίπτωση διπλωματικών, μεταπτυχιακών εργασιών ή διατριβών, οι αιτήσεις πρέπει να συνοδεύονται από μία γραπτή σύσταση, σε μορφή ξεχωριστής επιστολής, ή βεβαίωση της οικείας σχολής περί της ανάληψης της εργασίας. Για κάθε νέο αντικείμενο έρευνας, οι αναγνώστες πρέπει να συμπληρώνουν νέα έντυπη αίτηση. Για κάθε αίτηση, χορηγείται άδεια, εφόσον η αιτιολογία είναι επαρκής, από το Διευθυντή της Βιβλιοθήκης.
Οι αναγνώστες/ερευνητές οφείλουν να χειρίζονται με ιδιαίτερη προσοχή τα χειρόγραφα, είτε είναι κώδικες, είτε είναι λυτά έγγραφα κλπ. και να τα επιστρέφουν στον υπάλληλο στην κατάσταση στην οποία τα παρέλαβαν, παίρνοντας τη σχετική απόδειξη επιστροφής. Τεκμήρια που η κατάστασή τους δεν το επιτρέπει (φθαρμένα) ή είναι υπό συντήρηση, καθώς και αρχεία ακατάτακτα ή χρήζοντα συντήρησης δε δίνονται προς μελέτη.
Αναπαραγωγή τεκμηρίων από τις κλειστές συλλογές πραγματοποιείται μόνο από τη Βιβλιοθήκη, εφόσον κριθεί απαραίτητο και σύμφωνα με όσα προβλέπει ο «Κανονισμός Λειτουργίας Δημοσίων Βιβλιοθηκών», (ΦΕΚ/Β/1173/20.8.2003).
ο υλικό σφραγίζεται με τη σφραγίδα της Βιβλιοθήκης και καταγράφεται στο βιβλίο εισαγωγής υλικού λαμβάνοντας αύξοντα αριθμό.
Στη συνέχεια, ταξινομείται σύμφωνα με το διεθνές δεκαδικό σύστημα ταξινόμησης DEWEY
Κατόπιν, υπόκειται σε ηλεκτρονική επεξεργασία και καταχωρούνται τα στοιχεία του στον ηλεκτρονικό κατάλογο (OPAC) της Βιβλιοθήκης με τη χρήση του λογισμικού προγράμματος για Βιβλιοθήκες ΑΒΕΚΤ.
Το υλικό της Βιβλιοθήκης καταλογογραφείται με βάση τους Αγγλο-αμερικάνικους κανόνες κατολογογράφησης [AngloAmerican Cataloguing Rules 2 (AACR2)].
Η θεματική ευρετηρίαση βασίζεται στους καταλόγους θεματικών επικεφαλίδων του Συλλογικού Καταλόγου Δημοσίων Βιβλιοθηκών (2008) και της Εθνικής Βιβλιοθήκης της Ελλάδος, οι οποίοι συμπληρώνονται και τροποποιούνται όπου κρίνεται αναγκαίο.
Η καταχώρηση του υλικού στον ηλεκτρονικό κατάλογο γίνεται με το σύστημα αυτοματισμού βιβλιοθηκών ΑΒΕΚΤ (Αυτοματισμός Βιβλιοθηκών ΕΚΤ), που υλοποιεί το μορφότυπο UNIMARC.
Ήδη ο κατάλογος είναι στη διάθεση του κοινού και μέσω του διαδικτύου (Internet) με τη χρήση μιας εύχρηστης φόρμας αναζήτησης στην ιστοσελίδας μας http://srv-vivl-livad.voi.sch.gr , καθώς και μέσω της πύλης Αργώ (http://argo.ekt.gr) του Εθνικού Κέντρου Τεκμηρίωσης.
Σήμερα η Βιβλιοθήκη διαθέτει πάνω από 100.000 τόμους, συμπεριλαμβανομένων των τόμων της Κινητής Μονάδας. Η καταγραφή, ταξινόμηση και καταλογράφηση τους ξεκίνησε ουσιαστικά το 1986 και έκτοτε συνεχίζεται με σταθερό ρυθμό. Η ταξινόμηση γίνεται σύμφωνα με το διεθνώς αποδεκτό σύστημα DEWEY DECIMAL CLASSIFICATION (21η έκδ.).
Οι δέκα κύριες κατηγορίες ταξινόμησης είναι:
- 000-099 Γενικά
- 100-199 Φιλοσοφία και συναφείς κλάδοι
- 200-299 Θρησκεία
- 300-399 Κοινωνικές επιστήμες
- 400-499 Γλώσσα
- 500-599 Θετικές επιστήμες
- 600-699 Εφαρμοσμένες επιστήμες (Τεχνολογία)
- 700-799 Καλές Τέχνες
- 800-899 Λογοτεχνία
- 900-999 Γεωγραφία-Ιστορία
Η καταλογράφηση γίνεται σύμφωνα με τους Αγγλοαμερικανικούς Κανόνες Καταλογράφησης (ΑΑCR) της ALA (AMERICAN LIBRARY ASSOCIATION), ενώ η λημματογράφηση είναι ένας συγκερασμός του SEARS LEAST OF SUBJECT HEADINGS και του Θεματικού Καταλόγου της Εθνικής Βιβλιοθήκης (εκδ. 1992).
Η αγορά των βιβλίων γίνεται κάθε χρόνο και ο εμπλουτισμός της Βιβλιοθήκης είναι συνεχής και ικανοποιητικός. Η επιλογή των προς αγορά βιβλίων γίνεται από το υπαλληλικό προσωπικό, έχοντας βασικό κριτήριο τις ανάγκες των αναγνωστών και τις ελλείψεις της Βιβλιοθήκης, ενώ ενημερώνονται από την τρέχουσα Βιβλιογραφία, τον περιοδικό τύπο, τους καταλόγους των εκδοτικών οίκων κ.λ.π.
Εκτός όμως του βιβλιακού υλικού, η βιβλιοθήκη διαθέτει πολλούς τίτλους περιοδικών και εφημερίδων, δίσκους, διαφάνειες, βιντεοταινίες κ.λ.π. Το υλικό, γενικά, που διαθέτει ως Λαϊκή Βιβλιοθήκη είναι ποικίλου περιεχομένου, και γίνεται συνεχής προσπάθεια να καλύπτει όλους τους τομείς της ανθρώπινης γνώσης.
Ψηφιοποίηση υλικού
Η Δημόσια Κεντρική Βιβλιοθήκη Λεβαδείας με σκοπό τον εκσυγχρονισμό των παρεχόμενων υπηρεσιών της στο πλαίσιο του έργου «Ψηφιοποίηση Υλικού Δημόσιων Βιβλιοθηκών», που υλοποίησε το Υπουργείο Εθνικής Παιδείας και Θρησκευμάτων, ψηφιοποίησε ένα μεγάλο μέρος από το σπάνιο υλικό της. Το ψηφιοποιημένο υλικό είναι διαθέσιμο στους χρήστες τόσο μέσα από τους χώρους της Βιβλιοθήκης όσο και από την πληροφοριακή πύλη του Υπουργείου Παιδείας http://diglib.ypepth.gr, στον server του Εθνικού Κέντρου Τεκμηρίωσης http://eopac-liblivadia.abekt.gr/, και στην ευρωπαϊκή πύλη Europeana http://goo.gl/GJ5A2p .
Στο πλαίσιο εμπλουτισμού της ψηφιακής της συλλογής η Δημόσια Κεντρική Βιβλιοθήκη Λεβαδείας συγκεντρώνει και εντάσσει στις συλλογές της ψηφιακό υλικό τρίτων τοπικού ενδιαφέροντος που δεν υπόκειται στο νόμο περί πνευματικών δικαιωμάτων ή έχει εξασφαλίσει την άδεια των δικαιούχων με γραπτό συμφωνητικό.